电子邮件:信息或入侵|教育支援
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电子邮件-教师和教育人员的福祉

电子邮件:信息或入侵

2020年2月26日

如果不仔细考虑电子邮件通信,可能会对员工的健康造成负面影响。副校长安德鲁·考利(Andrew Cowley)研究了电子邮件通讯的陷阱以及如何制定优先考虑员工福利和工作与生活平衡的协议。 

最近几个月,社交媒体上就学校电子邮件对员工福祉的影响进行了很多讨论, 安娜·弗洛伊德中心 并且还具有 Ofsted的报告.

在研究此文章时,电子邮件的语气和内容受到更大的关注,而侵入性时间则更少。

一些反应是按照 “周末和晚上都没有电子邮件,这很好,很好,但是当我们收到的电子邮件的截止日期很短,非常关键且有时语气激昂时,这无济于事。” 或者那个 “ ..通知从星期一早上7点开始发出通知。.这不是我健康周的最佳开始。”

交流是一个领域,无论我们尝试了多少,都会有人没有得到任何信息,因为任何设法突然关闭雪场的学校领导都可以证明这一点。

电子邮件虽然有效,但可能是非个人化的,而在发送之前没有想到的人可能会显得粗鲁或钝。宣布一项新计划,突然而又意外的截止日期或需要已经负担的老师的额外工作的循环电子邮件会引起怨恨,但很可能会产生压力或不安。在学校没有“宵禁”电子邮件的地方,员工在深夜或周末发送和回复电子邮件的情况并不少见。

如果不仔细考虑交流,可能会影响健康。因此,当查看电子邮件协议并使之成为我们的福祉策略的核心领域时,它需要采取两种方法:时间和语气。我们还需要考虑与父母互动有时棘手的问题。

创建电子邮件协议

在草拟电子邮件协议时,请牢记以下几点。

  1. 鼓励您的员工从电话中删除学校电子邮件。 这样可以避免持续不断的通知以及可能带来的焦虑。然后,通过台式机或笔记本电脑登录后,工作人员便可以控制何时阅读其通讯。从电话中删除电子邮件可确保它整体上是个人设备。
     
  2. 员工电子邮件仅应在公认的员工邮件帐户上发送。出于安全原因,以及为了将工作与个人通信明确分开。
     
  3. 高级领导者需要对他们的电子邮件协议进行建模并加以实践.
     
  4. 仅在可能的情况下,在工作日(即上午7点之后和下午6点之前)发送电子邮件,而不是在周末发送电子邮件。 唯一的例外可能是每周工作人员电子邮件,其中包含一周的日记和新闻通讯,由于高级领导起草该邮件的工作承诺,这些电子邮件可能在这些时间之后到达。这封电子邮件应该是星期一上学之前唯一需要阅读的电子邮件,因为它包含重要信息。

    如果必须在指导时间内发送电子邮件,则不应包含任何要求或要求完成任务的请求。鼓励您的员工注意延迟发送。
     

  5. 您需要发送该电子邮件吗? 如果您所在的学校很小,可以在现场就基本问题进行对话。对于在多个站点上的学校而言,电子邮件既高效又快捷。

    电子邮件数量可能是一个问题。我们都对“我没有收到电子邮件”的回复感到沮丧,尤其是在可以证明已发送邮件的情况下,但如果一个同事在周末持续收到大量电子邮件,他们可能真的看不到任何东西。还请记住,尽管可用的电子通信数量众多,但在教学中仍然存在一些技术恐惧症。
     

  6. 电子邮件的音调至关重要。 电子邮件中不得包含对收件人或其他工作人员/子女/父母成员的谴责,挑战或批评:电子邮件是永久性的,不能发送。如果您的学校要求将计划发送给SLT,并要求他们通过“修正案”进行反馈,则请认真思考这对接收者的看法; “不够好”或类似的措辞。想象一下,在周日晚上7点晚上,一位年轻的老师受到的影响。

    考虑单词对接收者的影响。发送前不要急于思考。这是从电话中删除电子邮件的另一个考虑因素。如果我们通过电话回复,我们将像发短信一样发送电子邮件,这可能会激怒或沮丧。

与父母沟通

一些学校允许通过员工电子邮件与老师进行家长交流。我相信这充满了潜在的陷阱。一方面,父母可能不会感到受学校规章制度的束缚,并可能在任何时候发送电子邮件,通常要求即时回答,而这可能是老师无法提供的。

学校文化,而且这在小学公认更容易解决,应将重点放在与父母面对面的交流上,这是解决任何问题并形成对孩子成长至关重要的相互支持关系的最佳方法。

一种更好的交流方式是通过家长交流应用程序。此类应用只能在学校平板电脑和课堂计算机上使用,而不能在个人设备上使用。这样可以消除家长在午夜时留言的忧虑。

应该提醒父母学校​​的电子邮件时间协议,并考虑为了自己的健康使用该应用程序。教师不应在为电子邮件设置的时间范围内答复消息。

以下是一般性消息,可以作为偶尔的提醒发送给父母:

大家,早安

我可以借此机会提醒父母我们打算如何使用父母交流应用程序。

班主任可在班级平板电脑和教室计算机上使用该应用程序。这意味着他们只能在上学期间发送任何消息。老师的个人设备上没有该应用。这符合我们的员工电子邮件政策,该政策引用了可能发送电子邮件的时间和日期。

我们打算使用该应用向父母发送有关孩子在学校成绩方面的正面信息。

如果您有什么要问孩子的老师的事情,请使用通讯录,在一天结束时与他们交谈,或致电学校安排约会。如果这些请求在应用程序上,则很可能会错过它们。

谢谢。

这些简单的指南应易于纳入学校的福利和沟通政策中,以帮助减少电子邮件交流对员工的干扰,并减少对员工福利的影响。

Andrew Cowley是Sidcup的Orchard小学的副校长,Healthy Toolkit的共同创始人和博客作者,以及《 福祉工具包:维持,支持和增强学校教职员工 由Bloomsbury Education发行。安德鲁以@ andrew_cowley23和@HealthyToolkit鸣叫。

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